Personvernerklæring for BusGroup Norway

1. Hvordan og når gjelder personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen gjelder for alle forretningsprosesser i BusGroup Norway og for alle våre nettsteder, domener, mobilløsninger, skytjenester og nettforum.

Personvernerklæringen gir informasjon om behandling av personopplysninger som skjer som ledd i at BusGroup bestemmer formålet og virkemidlene for behandlingen av personopplysningene som innsamles (BusGroup opptrer som behandlingsansvarlig). Den gir også informasjon om behandling av personopplysninger som BusGroup utfører på vegne av kundene våre basert på deres instruksjoner (kunden som behandlingsansvarlig og BusGroup som databehandler).

Personopplysninger er informasjon som kan identifisere deg som person, for eksempel en e-postadresse, gateadresse, telefonnummer eller lignende. Behandling av personopplysninger er nødvendig for at vi skal kunne betjene kundene våre.

2. Hvem behandler vi personopplysninger om

BusGroup behandler personopplysninger om jobbsøkere, kontaktpersoner og brukere av tjenester eller produkter knyttet til kundene våre. I tillegg behandler vi personopplysningene om personer som representerer mulige kunder, som f.eks tar kontakt med oss via nettsteder eller andre kanaler. Hvordan vi behandler denne typen personopplysninger kan du lese mer om i den delen som omhandler BusGroup som behandlingsansvarlig.

BusGroup behandler også personopplysninger på vegne av Kundene våre med kunden som behandlingsansvarlig og BusGroup som databehandler. Hvordan vi behandler denne typen personopplysninger kan du lese mer om i den delen som omhandler BusGroup som databehandler.

I denne personvernerklæringen kan registrerte personer også omtales som personer eller deg.

3. BusGroup som behandlingsansvarlig

Når BusGroup bestemmer formålet med og behandlingen av dine personopplysninger er BusGroup å anse som behandlingsansvarlig. Dette inkluderer scenarier der BusGroup samler inn personopplysninger i sammenheng med at du er jobbsøker, kontaktperson for en Kunde eller mulig Kunde eller når du er en bruker av våre tjenester.

A. Hvorfor vi behandler dine personopplysninger

Om kundekontakter og brukere

For å håndtere våre kunderelasjoner generelt, og for å oppfylle konkrete forpliktelser overfor kunder i henhold til tjenesteavtaler, trenger BusGroup å behandle personopplysninger om deg i din rolle som kundekontakt eller bruker av en tjeneste. Formålet med behandlingen av disse personopplysningene er:

  1. a) Gjennomføre salgs- og kontraktsprosesser med Kunder og mulige Kunder
    b) Gi Kunder og mulige Kunder tilbud om produkter og tjenester ved forespørsel.
    c) Utføre leveranser i samsvar med avtaler som er inngått med deg eller Kunder
    d) Tilby støtte til brukere av våre produkter og tjenester
    e) Forbedre og utvikle kvaliteten, funksjonaliteten og brukeropplevelsen til produktene og tjenestene våre, samt på BusGroups nettsider
    f) Oppdage, minimere og forhindre sikkerhetstrusler
    g) Forebygge misbruk av våre produkter og tjenester
    h) Behandle bestillinger, fakturering, betalinger og annen administrasjon
    j) Drifte nettforum for å gi opplæring og legge til rette for samhandling og dialog mellom brukere og BusGroup

Det juridiske grunnlaget for behandling av personopplysninger i henhold til de ovenfor angitte formålene i bokstav a) til j) er i hovedsak at BusGroup mener å ha en berettiget interesse i å behandle dine personopplysninger til disse formålene fra et forretningsmessig perspektiv, og fordi vi mener at dette ikke utgjør et inngrep i din rett til et personvern.

BusGroup sletter personopplysninger når du ikke lenger er Kunde eller bruker av våre tjenester.

Om jobbsøkere

Dersom du er jobbsøker behandler vi dine personopplysninger for å vurdere din mulighet og potensiale for å bli ansatt i BusGroup. Det juridiske grunnlaget for slik behandling er ditt samtykke.

B. Hvordan vi samler inn dine personopplysninger

Generelt samler BusGroup inn personopplysninger direkte fra deg eller andre personer som er tilknyttet vår kunde/medlemsbedrift. Disse personene kan være en leder eller kollega. Dersom selskapet du jobber for er medlem av BusGroup Norway kan vi samle inn opplysninger om deg fra vår kunde/medlemsbedrift.

Vi bruker også informasjonskapsler og annen sporingsteknologi når du bruker BusGroups/Teq nettsider. Vennligst se avsnittet som beskriver våre automatiske datainnsamlingsverktøy for mer informasjon om hvordan disse teknologiene fungerer og dine rettigheter i denne sammenhengen.

I noen tilfeller kan vi også samle inn informasjon om deg fra andre kilder. Disse kildene kan være offentlige tilgjengelige kilder eller tredjeparts sosiale nettverk som f.eks LinkedIN eller proff.no etc. BusGroup vil kunne kombinere personopplysninger om deg fra én datakilde med data som er hentet fra en annen kilde. Dette gir oss et mer komplett bilde av deg og det gir oss også mulighet til å betjene deg på en best mulig måte.

Automatiske datainnsamlingsverktøy

BusGroup bruker ulike digitale sporingsteknologier for å samle inn informasjon om bevegelsene dine på BusGroups nettsider og når du samhandler med oss.

Informasjonskapsler og pikseltagger

Informasjonskapsler (“cookies”) er små tekstfiler som inneholder en streng med tegn, og som gir nettleseren din en unik identitet. Identiteten kan brukes til å kjenne deg igjen og f.eks tilpasse innholdet på nettsider til hva du interesserte deg for ved siste besøk på våre nettsider. De fleste nettlesere er i utgangspunktet innstilt for å godta informasjonskapsler. Du kan imidlertid endre nettleserinnstillingene for å få din nettleser til å nekte bruk av informasjonskapsler generelt, blokkere tredjeparts informasjonskapsler eller angi når en informasjonskapsel skal aksepteres.

Pikseltagger er skript (koder) som kjøres når en bruker går inn på en nettside eller åpner en e-post. Selve pikselen er ikke synlig og kan bare ses i HTML-adressen til nettstedet eller e-posten. Pikselen fører til at nettleseren din får en unik identitet. Som på samme måte som “cookies” kan brukes til å tilpasse innhold på nettsteder du besøker.

Dersom du vil vite mer om informasjonskapsler og hvordan de fungerer, kan du lese mer på www.allaboutcookies.org.

Informasjonskapsler og teknologier fra Google

Google Tag Manager: Et verktøy for å legge til funksjonalitet på nettsidene.

Google Analytics: Denne informasjonskapselen gir oss mulighet til å se informasjon om brukerens aktiviteter på nettsider, inkludert, men ikke begrenset til sidevisninger, kilde og tid brukt på et nettsted. BusGroup anonymiserer IP-adresser før disse sendes videre til Google, noe som betyr at de ikke kan spores tilbake til enkeltpersoner. Dette bidrar til å beskytte ditt personvern. Ved hjelp av Google Analytics kan vi se hvilket innhold som er populært, og mindre populær, på våre nettsider og arbeide for å gi våre brukere flere av de tingene de liker å lese og se på.

Google Remarketing (DoubleClick): Plasserer informasjonskapsler på brukerens datamaskin, som betyr at Google etter at brukeren har forlatt nettstedet, kan vise annonser som fanger interesse, basert på brukerens tidligere aktivitet på BusGroup-nettsider. Denne informasjonen identifiserer ikke enkeltpersoner.

Google AdWords: Ved å bruke en Google AdWords-kode kan vi se hvilke sider som bidrar til at noen velger å sende inn et kontaktskjema. Dette gjør det mulig for oss å optimalisere vår annonsering på søkemotorer. Denne informasjonen identifiserer ikke enkeltpersoner.

Hotjar: Plasserer informasjonskapsler på brukerens datamaskin for å analysere faktisk bruk av nettsidene, herunder plassering av musepeker, scrolling av side, registrering av museklikk eller fingerberøring ved touchskjerm og brukerens gjennomføring av skjemaer. All data som blir lagret er anonymisert, og er ikke gjenstand for identifisering av personer.

Du kan forhindre at den informasjonen som genereres av Googles informasjonskapsler ved å laste ned og installere tillegget Google Analytics Opt-out Browser Add-on for din nåværende nettleser. Dette tillegget er tilgjengelig på http://tools.google.com/dlpage/gaoptout

C. Hvilke typer personopplysninger behandler vi

Den typen personopplysninger som BusGroup behandler om deg kan være:

  • Grunnleggende kontaktopplysninger: navn, telefonnummer og e-post
  • Jobbinformasjon: arbeidsgiver, tittel og stilling
  • Tilbakemeldinger, kommentarer eller spørsmål fra deg om BusGroup eller våre produkter og tjenester
  • Unik brukerinformasjon: innloggings-ID, brukernavn, kryptert passord.
  • Økonomisk informasjon: fakturaadresse.
  • Andre personopplysninger i din profil som du fritt har oppgitt på tredjeparts sosiale nettverk

Som behandlingsansvarlig behandler ikke BusGroup sensitive personopplysninger om deg.

Hvis du er ansatt i et busselskap tilhørende BusGroup og bruker Teq Driver applikasjonen, vil vi kunne behandle:

  • Android Device ID: Vi samler enhets-ID’en og lagrer den når applikasjonen blir installert. Enhets-ID’en brukes til å unikt knytte enheten med en faktisk fysisk buss.
  • Android Advertising ID: Tredjeparts-plattformen Fabric brukes til å analysere applikasjonens ytelse og feilrapportering. Fabric kan samle Android Advertising ID for å generere analytisk data.

D. Hvordan deler vi dine personopplysninger

Innenfor BusGroup Norway

Siden BusGroup består av mange forskjellige bussselskaper er det stor sannsynlighet for at en Kunde har kontakt og avtaler med mer enn ett bussselskap. Det er viktig for oss at vi gir best mulig kundeservice og totalopplevelse. I denne forbindelse kan koordinering på tvers av selskaper være nødvendig. For å få en fullstendig oversikt over og innsikt i hvilke kunder og kontaktpersoner som har forbindelser med de ulike selskapene i BusGroup, vil ett busselskap derfor kunne dele dine personopplysninger med andre selskaper internt i BusGroup. Likevel slik at selskapene er godt kjent med begrensningene som formålet bak innsamlingen av personopplysningene setter for bruken av disse.

Utenfor BusGroup Norway

BusGroup kan også dele dine personlige data med eksterne tredjeparter i følgende sammenhenger:

Nettforum
Dersom du legger ut et innlegg, kommentarer eller lignende på f.eks forum.busgroup.no kan slik informasjon leses og brukes av alle andre som har tilgang til slike fora og brukes til formål som verken brukerne eller du har kontroll over. BusGroup er ikke ansvarlig for informasjon du tilgjengeliggjør i slike nettforum eller andre lignende fora.

BusGroup partnere
BusGroup kan dele dine personopplysninger med våre partnere i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

Offentlige myndigheter
Politiet og andre myndigheter kan kreve utlevert personopplysninger fra BusGroup. I slike situasjoner vil vi bare utlevere personopplysninger og data dersom det foreligger en rettskjennelse eller lignende om å gjøre det.

Fusjoner og oppkjøp
I forbindelse med fusjoner, oppkjøp eller omorganisering av BusGroups virksomhet, vil den overtakende enheten, samt dets konsulenter, kunne få tilgang til data som forvaltes av den aktuelle BusGroup enheten eller selskapet, og dette kan i noen tilfeller omfatte personopplysninger. I slike tilfeller vil eksterne parter undertegne en taushetserklæring med BusGroup.

4. Hva er dine rettigheter

Du har rett til innsyn i dine personopplysninger og kan be om en oversikt over de personopplysningene vi lagrer om deg. Du kan også ha rett til å ta med deg dine personopplysninger fra en virksomhet til en annen (dataportabilitet). Du har også rett til å be om at BusGroup korrigerer feil i dine personopplysninger.

Videre har du rett til å be om sletting av personopplysninger og til å begrense eller motsette deg behandling av dine personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen eller andre tjenestespesifikke vilkår.

Du har også rett til å sende inn en klage til datatilsynet vedrørende vår behandling av personopplysningene dine.

5. Hvordan beskytter og lagrer BusGroup dine personopplysninger

  1. Slik beskytter vi personopplysningene dine

BusGroup tar den tilliten du og Kunder viser oss på alvor. BusGroup er opptatt av å hindre uautorisert tilgang til og videreformidling av personopplysninger. BusGroup skal sørge for at de personopplysningene vi behandler behandles konfidensielt, vi skal opprettholde integriteten til personopplysningene, samt sikre at de er tilgjengelige i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

Som en del av våre forpliktelser benytter vi både organisatoriske og tekniske tiltak for å beskytte personopplysninger vi behandler, sett i lys av hvilken type informasjon og hvilken risiko du og våre kunder utsettes for ved et eventuelt avvik. Følgende tiltak er spesielt viktige i denne forbindelse:

Organisatoriske tiltak

  • I BusGroup er det styret som tar alle strategiske beslutninger, samt generelt overvåker og styrer konsernets arbeid med personvern.
  • Det inngås databehandleravtaler underleverandører som behandler personopplysninger

Tekniske tiltak

  • Klassifisering av personopplysninger for å sikre at de sikkerhetstiltakene som implementeres står i forhold til vurderingen av risiko
  • Begrense tilgang til personopplysninger til de som trenger tilgang for å oppfylle plikter i henhold til tjenesteavtaler eller lovgivning
  1. Hvor lenge behandler vi dine personopplysninger

BusGroup behandler bare dine personlige opplysninger så lenge det er nødvendig for det formålet som kommuniseres til deg eller Kunden i forbindelse med innsamlingen av personopplysningene, samtidig som vi tar hensyn til vårt behov for å kunne svare på spørsmål fra deg eller Kunden, løse tvister, samt overholde juridiske forpliktelser i henhold til gjeldende lover. Dette betyr at BusGroup kan beholde dine personopplysninger i en rimelig periode etter din og vår Kundes siste samhandling med oss.

Når personopplysningene vi har samlet inn ikke lenger er nødvendig for å oppfylle formålet bak at de ble samlet inn, sletter vi dem. Vi kan behandle data for statistiske formål, men i slike tilfeller vil data bli pseudonymisert eller anonymisert, da personopplysninger ikke er interessante i denne sammenheng.

6. BusGroup som databehandler

BusGroup leverer TEQ systemet og noen andre tjenester til våre kunder/medlemsbedrifter. Dette innebærer behandling av kundedata, herunder personopplysninger. Formålet med behandlingen av personopplysningene bestemmes av kundene våre. Som betyr at kunden/busselskapet er behandlingsansvarlig, BusGroup er databehandler og BusGroup behandler kun personopplysninger på vegne av Kunden. Forholdet mellom Kunden som behandlingsansvarlig og BusGroup som databehandler skal reguleres av en databehandleravtale.

Kundens og BusGroups forpliktelser

Når Kunden/busselskapet opptrer som behandlingsansvarlig skal denne i henhold til gjeldende personvernlovgivning sørge for det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene. Videre skal kunden vurdere risikoen ved behandlingen av personopplysningene. Et annet viktig aspekt ved Kundens ansvar som behandlingsansvarlig er å overholde informasjonsplikten overfor de registrerte personene.

BusGroup er en naturlig del av Kundens ansvar som behandlingsansvarlig i den forstand at BusGroups tjenester er del av den behandlingen av personopplysninger som Kunden må sikre at er i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Når BusGroup behandler personopplysninger på vegne av Kundene sine må vi derfor gjøre dette i samsvar med personvernlovgivningen som gjelder for databehandlere.

Kort sagt er både Kunden/busselskapet og BusGroup forpliktet til å samarbeide for å sikre personvernet til de registrerte personene. BusGroup skal gi den informasjonen som er nødvendig for at Kunden/busselskapet skal kunne overholde gjeldende personvernlovgivning

7. Hvordan BusGroup bruker underleverandører til å behandle personopplysninger

BusGroup bruker underleverandører til å behandle personopplysninger og kan i den forbindelse eksportere våre, dine eller kundedata til andre selskaper innenfor eller utenfor EU. Disse underleverandørene er vanligvis leverandører av skytjenester eller andre IT tjenester.

Ved bruk av underleverandører vil BusGroup inngå en databehandleravtale for å beskytte dine rettigheter til personvern i henhold til gjeldende personvernlovgivning og for å oppfylle våre forpliktelser overfor Kundene. Dersom underleverandører befinner seg utenfor EU, vil BusGroup sørge for at det inngås gyldige overføringsmekanismer med disse på dine eller kundens vegne.

BusGroup er avhengig av strategiske samarbeidspartnere for å lykkes med våre forretningsprosesser og for å kunne tilby deg våre tjenester på en effektiv, trygg og kostnadsbevisst måte. Disse tredjepartene inkluderer, men er ikke begrenset til:

  • Gture (Norge)
  • Brainstation 23 (Bangladesh)
  • Google (USA), leverandør av dokumenthåndtering, analyseverktøy
  • Amazon (IRL og US), leverandør av teknisk plattform og e-post til skytjenestene våre

Du er alltid velkommen til å be om en oversikt over og en mer detaljert informasjon om våre underleverandører, herunder dokumentasjon av det juridiske grunnlaget for internasjonale overføringer

8. Endringer i denne erklæringen

Dersom vi endrer personvernerklæringen legger vi ut den reviderte utgaven her med en oppdatert revisjonsdato. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom erklæringen jevnlig. Dersom vi gjør vesentlige endringer i personvernerklæringen vår som vesentlig endrer vår personvernspraksis, kan vi også varsle deg på annen måte, for eksempel ved å sende ut en e-post eller legge inn et varsel på selskapets nettsider og/eller sosiale medier, før endringene trer i kraft.

Den siste oppdateringen av denne personvernerklæringen ble gjort 19. september 2018.